Par les temps qui courent, rester chez soi est devenu une nécessité. Cependant, la roue doit continuer de tourner, car bien que la situation soit grave, nous devons assurer le bon fonctionnement de notre économie. Le télétravail est la meilleure solution pour protéger les gens, tout en maintenant les chaines de valeurs actives. Comment travailler depuis la maison ? Quels sont les outils, les procédures, ainsi que les bonnes pratiques, pour réussir le télétravail ? Que vous soyez un débutant, ou un vétéran du Work from Home, nous vous invitons à découvrir notre guide absolu du remote work !

Travail à distance, travail à domicile, work from home… Toutes ces expressions sont devenues un trend à part entière au Maroc, depuis que nous avons été touchés par le Covid-19. Certains vont vivre cette expérience pour la première fois, mais nous, humble habitants de la sphère digitale, sommes baignés dans cette culture depuis des années, à tel point que rien ne change pour nous, ou presque. Nous avons, donc, décidé de partager notre savoir- faire en la matière, nos astuces et nos meilleurs pratiques, pour que toutes les entreprises puissent adopter ce modèle, en toute sécurité !

Comment quantifier le travail et veiller à la bonne productivité

Pour réussir à garder les niveaux de productivité à leur niveau optimal, il vous faut planifier vos tâches, et avoir à l’esprit que la confiance que vous avez placée en vos collaborateurs, ou celles que vos chefs ont en vous, n’exclut pas le contrôle et la mesure. Pensez, donc, à utiliser des logiciels de gestion de work flow, ou des assistants personnels (il y en a beaucoup qui sont gratuits), pour assigner les tâches aux différentes équipes et individus, et garder un tableau de bord de qui fait quoi…

Travailler de chez soi : la communication, la communication et la communication !

Même quand les équipes sont à côté de leurs managers, la communication tend à être difficile ou non efficiente, imaginez, donc, ce que serait le cas à distance ! C’est pour cela que nous insistons sur cet élément que nous jugeons être le vecteur conducteur de la réussite des procédures en remote work.

Pour bien réussir, il faut que les directives, tâches et autres échanges entre le manager et ses collaborateurs, ainsi qu’entre les membres des différentes équipes, soient détaillées, documentées et mesurées, dans un outil natif à chaque type d’échange, pour que les flux soient maîtrisés et qu’aucune déperdition ou oubli ne vienne perturber les workflows. Chez Webeuz, nous avons réalisé le split suivant :

• Organisation des tâches : Asana
• Messagerie Instantannée : Slack et Watsapp
• Réunions de groupes ou one to one : Zoom
• Echange de fichiers : Slack

Comment gérer les réunions en conférence call ?

En mode télétravail, le téléphone devient le moyen absolu pour faire les réunions. Or ce moyen présente des faiblesses qui empêchent le groupe d’intervenants cadrer les débats et la prise de parole, car en l’absence d’indices visuels pour signaler où l’attention est concentrée, les appels de groupe peuvent finir par devenir chaotiques. C’est pour cela, que les meilleurs moyens de gérer les conférences call, restent les application de visio-conférence, à savoir Skype, Google Hangouts, Zoom, etc… Car en plus d’apporter de la chaleur aux conférences calls, le fait de pouvoir voir l’équipe en chair et en os, permet d’ajouter les signaux non verbaux à la communication.

Autre élément très important, Il est absolument vital que quelqu’un préside la réunion. Cette personne aura la charge de déterminer l’ordre de parole et inviter les gens à parler, à tour de rôle.

Aménagez un espace de travail, séparé du reste de la maison et ayez une attitude WORK

Eh oui, ce n’est pas parce que vous travaillez de chez-vous que vous allez vous oublier !

Les horaires sont les horaires. Il vous faudra veiller à cela, pour ne pas faire de dépassements, que ce soit envers vos responsabilités, ou envers vous-mêmes et votre famille. Le meilleur moyen de tirer profit de votre situation, que ce soit sur l’ordre psychologique ou même physique, c’est de vous lever de votre lit et de vous habiller comme pour aller au travail. Certes vous n’allez pas vous réveiller pas aussi tôt que d’habitude en l’absence de déplacement, mais garder vos habitudes, vous permettra de vous sentir actif, et ne pas tomber dans l’ennui ou la surcharge. Passons à votre espace de travail, qui est aussi crucial pour votre état d’esprit, et pas seulement pour être dans un mood “fonctionnel” mais également pour séparer votre travail de votre vie privée, et éviter les dépassements. Le soir, après la fin de vos tâches, vous pourrez facilement quitter cet espace, et vaquer à vos occupations personnelles.

Comment gérer vos enfants pendant vos journées de travail :

Si vous avez des enfants, vous devrez vous rendre compte que vous ne pouvez pas être parent et travailler à la fois. Imposez vos frontières !

S’il y a une erreur à ne pas commettre, c’est celle de ne pas de fixer les limites avec les enfants, même si vous avez une personne qui s’en charge pendant les heures de travail. Les enfants penseront toujours à vous comme un parent en premier ! Pour aider ses enfants à comprendre que papa ou maman travaillent et qu’ils ont besoin de rester seuls, faites un panneau «STOP, En réunion» et vous pouvez même en faire un jeu pour vos enfants.

Restez chez-vous, restez- saints

En toute fin, permettez-vous de vous rappeler, que le mot d’ordre est de rester chez-vous, et limiter vos déplacements au strict minimum. Si vous êtes un chef d’entreprise et que vous voulez entamer une procédure de télétravail pour vos équipes, ou si vous êtes un employé et que vous souhaiteriez travailler depuis chez-vous, nous sommes là pour vous aider à installer la logistique et les réflexes nécessaires. Écrivez-vous !